Por dónde empezar a automatizar tu pyme (y por dónde no)
La mayoría automatiza la tarea equivocada. Un método simple de tres preguntas para elegir por dónde empezar.
Leer artículo →En casi todas las gestorías con las que hablamos hay una persona —a veces varias— cuyo trabajo real durante buena parte del mes es coger documentos de un sitio y meterlos en otro. Facturas que llegan por correo, albaranes en PDF, justificantes que el cliente manda por WhatsApp en foto y torcidos.
Es el trabajo más automatizable que existe y, curiosamente, uno de los últimos que se toca. Vamos por partes.
Por qué se hace a mano todavía
No es por desconocimiento. Suele ser por tres motivos concretos:
- El software de gestión que usáis no tiene una entrada automática decente.
- Los documentos llegan por cinco canales distintos y en cinco formatos distintos.
- Alguien probó un OCR hace años, falló, y se decidió que "eso no funciona".
El tercero es el importante: los sistemas de lectura de documentos de hace cinco años eran plantillas rígidas que se rompían si el proveedor cambiaba el diseño de su factura. Los actuales entienden el documento, no su maquetación. Es una diferencia grande.
El flujo, paso a paso
1. Un único punto de entrada
Lo primero no es tecnológico: es decidir que todo entra por un sitio. Un buzón de correo, una carpeta compartida o un número de WhatsApp. Da igual cuál, pero uno. Mientras la documentación llegue por cinco vías, cualquier automatización se cae por algún lado.
2. Clasificación automática
Cada documento que entra se clasifica solo: factura recibida, factura emitida, nómina, justificante bancario, contrato. Y se asigna al cliente correspondiente. Esto ya elimina la primera tanda de trabajo manual.
3. Extracción de datos
De cada factura se sacan los campos que necesitáis: NIF, fecha, base, tipo de IVA, cuota, total, concepto. Aquí es donde la tecnología actual gana de calle a los OCR clásicos: entiende una factura que nunca ha visto antes.
4. Validación — el paso que nadie debe saltarse
Y aquí va la parte que más nos importa: esto no debe funcionar sin revisión humana. Lo que se monta es una pantalla donde una persona ve el documento a la izquierda y los datos extraídos a la derecha, y confirma o corrige en dos segundos. La diferencia no es entre "persona" y "sin persona": es entre teclear treinta campos y confirmar treinta campos.
El objetivo no es quitar a la persona. Es que la persona revise en lugar de transcribir.
5. Volcado al software de gestión
Una vez validado, el dato entra en vuestro programa. Si tiene conexión disponible, directamente. Si no la tiene, generando el fichero de importación que ese programa acepte. Casi siempre hay una vía.
6. Aviso al cliente de lo que falta
El regalo final: el sistema sabe qué documentación falta de cada cliente y se lo reclama solo, con recordatorios, antes de que llegue el cierre. Deja de ser la gestoría persiguiendo a cuarenta clientes la última semana del trimestre.
Qué NO se automatiza
- El criterio contable y fiscal. Cómo se imputa algo dudoso es trabajo del profesional, y lo seguirá siendo.
- La relación con el cliente en lo que importa: la llamada del cierre, la explicación de una liquidación, el consejo.
- Las excepciones raras. Siempre hay un 5% de documentos que se salen y necesitan a alguien.
Qué gana el despacho
Lo interesante no es el ahorro de horas en sí. Es qué se hace con esas horas. Los despachos que hemos visto hacerlo bien las reinvierten en asesoramiento — que es lo que el cliente valora y por lo que paga más — en vez de en producción documental, que es lo que cualquiera puede hacer más barato.
Si quieres ver cuánto tiempo se está yendo en esto en tu despacho, en la llamada de diagnóstico lo miramos con tus volúmenes reales.